Kuidas oma päeva korraldada: produktiivsuse geeniuste tehnikad

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Aeg on napp ja asendamatu ressurss. Õppige seda targalt kasutama.

Benjamin Franklini meetod

Benjamin Franklin oli seebimeistri poeg, kuid tänu iseorganiseerumisele ja distsipliinile saavutas ta edu mitmel alal: poliitikas, diplomaatias, teaduses, ajakirjanduses. Ta on üks Ameerika Ühendriikide asutajaid – osales iseseisvusdeklaratsiooni ja riigi põhiseaduse loomisel.

Franklini portree on kujutatud 100-dollarilisel rahatähel, kuigi ta pole kunagi olnud USA president. Talle omistatakse selliste tabamuslausete autorsus nagu "Aeg on raha" ja "Ära lükka homsesse seda, mida saad täna teha."

Aeg oli Franklini jaoks tõesti oluline.

Kas sa armastad elu? Siis ärge raisake aega, sest aeg on kangas, mis moodustab elu. Benjamin Franklin

20-aastaselt töötas Franklin enda jaoks välja ajajuhtimise süsteemi, mida kasutas kogu elu. Kaasaegsed nimetasid seda "Franklini püramiidiks" (mõnikord nimetatakse seda ka "tootlikkuse püramiidiks" - tootlikkuse püramiidiks).

Püramiid põhineb eluväärtustel. Need on moraalsed juhised probleemide lahendamisel. Franklin nimetas neid voorusteks.

Enda jaoks tuvastas ta 13 voorust: karskus, vaikimine, korraarmastus, otsustusvõime, kokkuhoidlikkus, töökus, siirus, õiglus, mõõdukus, puhtus, rahulikkus, puhtus ja tasadus.

Et endaga iga päev töötada, käivitas Franklin spetsiaalse märkmiku, kuhu ta võttis iga elupõhimõtte jaoks lehekülje. Ta reastas iga lehe seitsmesse veergu (nädalapäevad). Seejärel tõmbas ta vastavalt vooruste arvule 13 horisontaalset joont.

Nii keskendus ta iga päev ühele voorustele ja märkis õhtuti väljakutel vigu, mis tehti teel "moraalse täiuslikkuse poole".

Franklini püramiidi järgmine aste on ülemaailmne eesmärk. See põhineb elupõhimõtetel ja vastab küsimusele: "Mida ma tahan saavutada N-aastaseks?" Arsti jaoks võib globaalne eesmärk olla näiteks soov saada osakonnajuhatajaks kuni 35. eluaastani ja juhil - käivitada oma startup.

Benjamin Franklin on tõesti ülesannete planeerimise esiisa. Ta pidas alati rutiini kinni ja kirjutas sõna otseses mõttes iga sammu, mida ta astus. Seetõttu on tema püramiidis järgmised:

• üldplaan - samm-sammult juhised globaalse eesmärgi saavutamiseks;
• pikaajaline plaan - eesmärgid järgmiseks 3-5 aastaks;
• lühiajaline plaan - järgmise aasta ja kuu ülesanded;
• nädala ja päeva planeerimine.

Püramiidi kõik astmed paiknevad järjestikku – iga järgmine põhineb eelmisel.

Väljund

Franklini meetodi järgi oma päeva korraldamiseks tuleb kindlaks määrata elu aluspõhimõtted, seada globaalne eesmärk ja teha plaan selle saavutamiseks.

Pika- ja lühiajaliseks planeerimiseks võite kasutada mõnda elektroonilist tööriista või luua pabermärkmiku ja rakendada süsteemi "Kiirmärkmed".

Stephen Covey meetod

Stephen Coveyt peetakse üheks Franklini süsteemi järgijaks. Ta on rahvusvaheliselt tunnustatud ekspert ja coach juhtimisvaldkonnas. Covey on professionaalne kõneleja ja paljude raamatute autor. Üks neist kanti ajakirja Time mõjukaima ärikirjanduse nimekirja.

See raamat "Väga tõhusate inimeste seitse harjumust" on oma ajast ees. Covey kirjutas selle 1989. aastal, kuid bestselleriks ei saanud see enne, kui see 2004. aastal uuesti välja anti.

Covey kontseptsioon põhineb seitsme oskuse jadal.

1. Teritage saagi ehk täiustage ennast pidevalt.
2. Saavutage sünergia, st püüdke vastastikku kasuliku suhtluse poole.
3. Olge ennetav.
4. Püüdke esmalt kuulda ja alles siis - olla kuuldud.
5. Alustage lõppeesmärgi ettekujutamisest.
6. Mõtle Win-Win.
7. Tehke kõigepealt see, mida peate kõigepealt tegema.

Viimast oskust aitab ellu viia ülesannete jaotamise ja prioriseerimise maatriks. Covey laenas selle USA 34. presidendilt Dwight David Eisenhowerilt.

Kõik ülesanded on jagatud nelja rühma:

1. Kiireloomuline ja oluline (teha võimalikult kiiresti);
2. Mittekiireloomulised olulised (kauge tähtajaga strateegilised ülesanded);
3. Kiireloomuline ebaoluline (peate seda kiiresti tegema, kuid võite seda ise edasi lükata või mitte teha);
4. Ei ole kiireloomulised ja ebaolulised (reeglina saab sellised juhtumid kustutada või usaldada kolmandatele isikutele).

Covey sõnul satuvad edukad inimesed harva ajahätta, kuna tegelevad kiiresti 1. ja 3. kategooria ülesannetega ning ohverdavad haletsemata asju ruudust 4. Samal ajal pühendavad nad 60-80% oma ajast ja energiast ülesannete lahendamine ruudust 2, sest need on progressi vedur.

Väljund

Tõhususe suurendamiseks kirjutage päeva lõpus või alguses oma ülesanded üles ja seadke tähtsuse järjekorda, kasutades selleks Eisenhoweri maatriksit (või Covey maatriksit, kumba eelistate). Selleks saab kasutada rakendust Eisenhower (iOS) või MyEffectivenessHabits (Android). Püüdke hoida proportsiooni: 40% - olulised kiireloomulised asjad, 60% - olulised mittekiireloomulised.

Tim Ferrissi meetod

Timothy Ferriss on populaarne tootlikkuse guru. Tema avalike esinemiste salvestused koguvad miljoneid vaatamisi ja raamatuid müüakse samas tohutu tiraažis.

Pole ka ime - kes ei tahaks "töötada 4 tundi nädalas, mitte kontoris logeleda" kõnest kõneni "ja samal ajal elada igal pool ja rikkaks saada"? Ferrissi samanimeline raamat on tõusnud ajakirjade The New York Timesi ja The Wall Street Journali bestsellerite edetabelis esikohale.

Tema meetod põhineb kahel sambal:

1. Pareto seadus: 20% pingutusest annab 80% tulemusest ja ülejäänud 80% pingutusest - ainult 20% tulemusest. See tähendab keskendumist tegevustele, mis on tõeliselt olulised.
2. Parkinsoni seadus: töö täidab kogu sellele määratud aja. See tähendab, et ülesandele tuleb eraldada täpselt nii palju, kui on selle täitmiseks vaja.

Sa ei pea oma tööpäeva pikendama, et rohkem ära teha. Vastupidi, lühendage seda, keskenduge ainult sellele, mis on tõeliselt oluline. Loobuge kõigest muust, tellige allhange või delegeerige.

Ferrissi lähenemine järgib planeerimistehnikat 1-3-5. Selle olemus on lihtne: ülesannete nimekirja lisatakse üks oluline asi, kolm keskmist ja viis väikest. Kokku üheksa. Need on a priori jaotatud kiireloomulisuse järgi, mis aitab vabaneda hädaolukorra tundest.

Ferriss on multitegumtöö ja teabe ülekülluse vastane. Kui korraga tehakse mitu asja, on tähelepanu hajutatud. Selle tulemusena ei kasva tootlikkus, vaid väheneb. Sama lugu on pideva info neelamisega. Pidev kirjade, kiirsõnumite ja suhtlusvõrgustike kontrollimine tekitab ainult võltsi tunnet, kuid ei vii seda eesmärgile lähemale.

Aga stress, vastupidi, Ferriss peab meie abilisteks.

Hirm on näitaja. Hirm on meie sõber. Kohati näitab, mida mitte teha, aga sagedamini näitab, mida täpselt teha tasub. Tim Ferriss

Tuleb märkida, et Tim Ferriss ei püüdle vähem töötades tootlikkuse poole üksi. Raamatu The 9 Steps to Working Less and Getting More autor Stever Robbins soovitab meetodit "aktiivsed päevad", mille puhul määrate endale kindlal päeval "valvekoera", et oma edusamme jälgida.

Väljund

See meetod on teie jaoks, kui te ei suuda järgida ranget ajakava ja ülesannete loendid ei tööta teie jaoks. Korralda oma päev nii, et 20% ajast oleks hõivatud kõige raskemate ja olulisemate asjadega. Las ülejäänud läheb omasoodu. Teisisõnu, kui teil on vaja ärikohtumist pidada, peate valima päeva, kellaaja, kestuse ja järgima rangelt ajakava. Ülejäänud päeva saab pühendada mis tahes pooleliolevale tööle.

Gleb Arhangelski meetod

Gleb Arkhangelsky on ajajuhtimise valdkonna ekspert, samanimelise ettevõtte asutaja ja juht. Selle eripära ei seisne mitte originaalsete arenduste loomises, vaid selles, et see paneb lihtsal ja ligipääsetaval viisil paika ajaplaneerimise meetodid, kohandades neid kodumaisele reaalsusele.

Arhangelsky on mitme populaarse äriraamatu autor: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive ja teised.

Viimane on kõige populaarsem. Time Drive uurib planeerimise, eesmärkide seadmise ja motiveerimise tähtsust, aga ka võimsaid ajajuhtimise ja edasilükkamise vastaseid tehnikaid.

• "Konnad". Kõigil on igavad ülesanded, mis lükatakse pidevalt hilisemaks. Need ebameeldivad teod kogunevad ja muserdavad psühholoogiliselt. Aga kui alustate iga hommikut "konna söömisega", st sooritate kõigepealt mõne ebahuvitava ülesande ja seejärel liigute ülejäänu juurde, siis hakkab tasapisi asjad korda saama.
• "Ankrud". Need on materiaalsed kiindumused (muusika, värv, liikumine), mis on seotud teatud emotsionaalse seisundiga. "Ankrud" on vajalikud konkreetse probleemi lahendusele häälestamiseks. Näiteks saate harjuda töötama meiliga klassikalise muusika saatel ja alati, kui olete postkasti mahalaadimiseks liiga laisk, peate soovitud psühholoogilise laine tabamiseks lihtsalt sisse lülitama Mozarti või Beethoveni.
• Elevandi praad. Mida suurem on ülesanne (kirjutada lõputöö, õppida võõrkeelt ja nii edasi) ja mida tihedam on tähtaeg, seda raskem on alustada. See on skaala, mis sind hirmutab: pole selge, kust alustada, kas sul on piisavalt jõudu. Selliseid ülesandeid nimetatakse "elevantideks". Ainus viis "elevanti ära süüa" on sellest "praed" küpsetada, ehk siis suur äri mitmeks väikeseks jagada.

Tähelepanuväärne on see, et Gleb Arhangelsky pöörab suurt tähelepanu mitte ainult tööprotsesside ratsionaliseerimisele, vaid ka puhkamisele (tema bestselleri täisnimi on “Time Drive: How to Manage to Live and Work”). Ta on veendunud, et ilma korraliku puhkuseta, mis hõlmab tervislikku und ja füüsilist aktiivsust, on võimatu olla produktiivne.

Väljund

Planeerige oma iga päev. Todoist, Wunderlist, TickTick ja muud sarnased programmid ja teenused aitavad teid selles. Jagage keerulised suuremahulised ülesanded lihtsateks väikesteks. Hommikul tehke kõige ebameeldivamat tööd, nii et ülejäänud aja jooksul saate teha ainult seda, mis teile meeldib. Töötage välja päästikud, mis aitavad teil laiskusega toime tulla, ja ärge unustage lisada oma ajakavasse puhkus.

Francesco Cirillo meetod

Te ei pruugi olla tuttav Francesco Cirillo nimega, kuid olete ilmselt kuulnud Pomodorost. Cirillo on selle kuulsa ajajuhtimise tehnika autor. Omal ajal oli Francescol probleeme õpingutega: noormees ei suutnud kuidagi keskenduda, ta oli kogu aeg hajameelne. Appi tuli lihtne köögitaimer tomati kujul.

Pomodoro meetodi olemus seisneb selles, et tööks ettenähtud aja pikkus on "pomodoro". Üks tomat = 30 minutit (25 minutit tööks ja 5 puhkamiseks). Käivitame taimeri ja töötame maksimaalse efektiivsusega ja minimaalse tähelepanu hajutamisega 25 minutit. Kõlab signaal – on aeg viieminutiliseks pausiks. Seejärel käivitame taimeri uuesti.

Seega mõõdetakse tootlikkust päevas tehtud "tomatite" arvu järgi. Mida suurem, seda parem.

Selleks, et mitte kulutada 25 minutit enda jaoks asjadele mõtlemisele, tuleb eelnevalt koostada ülesannete nimekiri. Sellesse saab märkida ka tervete "tomatite" (ülesande ette pannakse rist) ja segajate (pandakse apostroof) arvu. See võimaldab teil määrata, kui kaua kulus ülesande täitmiseks ja kui raske see oli.

Pomodoro meetod on taskukohane ja paindlik. Soovi korral - pidage paberil ülesannete nimekirja ja mõõtke köögitaimeri abil 25-minutilisi lõike või soovi korral - kasutage eriteenuseid ja rakendusi.

Windows	OS X ja iOS	Android

Cirillo sõnul on "tomati" optimaalne kestus 20–35 minutit. Kuid pärast tehnika omandamist saate katsetada ja intervalle ise muuta.

Täpsemalt saate tutvuda Francesco Cirillo meetodiga.

Väljund

Päeva alguses koostage ülesannete nimekiri ja jätkake pomodorodega. Kui teie tähelepanu hajub 25 minuti jooksul, pange ülesande kõrvale sümbol ". Kui aeg on möödas, aga ülesanne pole veel täidetud, pane + ja pühenda sellele järgmine "tomat". Viieminutilise pausi ajal lülituge täielikult töölt puhkamisele: kõndige, kuulake muusikat, jooge kohvi.

Niisiis, siin on viis peamist ajahaldussüsteemi, mille abil saate oma päeva korraldada. Saate neid lähemalt uurida ja saada mõne tehnika apologeediks või erinevaid tehnikaid ja tehnikaid kombineerides arendada enda oma.

GTD – alternatiiv ajajuhtimisele

David Allen, GTD metoodika looja, on üks tuntumaid isikliku efektiivsuse teoreetikuid. Tema raamat "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" valiti ajakirja Time poolt aastakümne parimaks äriraamatuks.

Mõiste Getting Things Done on moesõna ja paljud inimesed samastavad seda ekslikult ajaplaneerimisega. Kuid isegi Allen ise nimetab GTD-d "isikliku efektiivsuse parandamise tehnikaks".

Siin selgitas selle asja ekspert Vjatšeslav Sukhomlinov ajahalduse ja GTD erinevust.

Vjatšeslav Sukhomlinov restoraniettevõtte tegevdirektor. GTD praktiliste rakenduste ekspert ei ole ajajuhtimine. Aja juhtimine on võimatu. Kõigil on ööpäevas sama arv tunde. Tähtis pole aja hulk, vaid see, millega sa selle täidad. Peate suutma töödelda suuri sissetuleva teabe voogusid, otsustada, milliseid toiminguid on eesmärkide saavutamiseks vaja teha, ja loomulikult tegutseda. GTD on täpselt selle kohta. See on teatud mõtte- ja eluviis. Ja GTD puudutab ka voolu seisundit ja psühholoogilise stressi vähendamist.

Kas olete valmis vaidlema? Tere tulemast kommentaaridesse. Mis on teie arvates GTD-s rohkem – ajajuhtimine või isiklik efektiivsus? Rääkige meile ka, millised tehnikad aitavad teil oma päeva korraldada.