Mitteilmne, kuid toimiv viis postitamisaja lühendamiseks

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Oma meiliga töötamise aja optimeerimiseks ärge püüdke oma e-kirju täiuslikusse järjekorda panna. Kõik on palju lihtsam, ütleb MailChimpi töötaja. Paar lihtsat sammu – ja kõigi kirjadega tegelemiseks kulub vaid poolteist tundi päevas.

Jon Smith MailChimpi tugimeeskonnast on katse-eksituse meetodil välja mõelnud täiusliku meilivalemi. Esiteks lõi ta palju kaustu, seejärel kustutas iga üksiku, kuid ükski neist lähenemisviisidest ei töötanud. Ja siis jõudis ta hoopis teise süsteemini.

Vaatamata sellele, et kirjadele vastamine on tema töös peaaegu kesksel kohal, suutis ta erinevatele postiga toimingutele kuluvat aega vähendada pooleteise tunnini päevas. Ta leidis, et isegi siis, kui postkast on kirju täis, võib paar lihtsat toimingut asja ümber pöörata.

Mille peale ei tohiks oma aega raisata

Nagu John ütleb, püüdis ta algul kirju klassifitseerida ja koostas igasuguseid kaustu: ülemuse sõnumite jaoks, erinevate projektide teabe jaoks, sõnumite jaoks, mille puhul oli vaja midagi ette võtta jne. Ta uskus, et see peaks aitama tal aega kokku hoida. Kuid tegelikult hakkas ta rohkem aega kulutama oma klassifikatsioonisüsteemi päheõppimisele ja vähem aega töö enda peale.

Näiteks sain ülemuselt teate projekti kohta, mille kallal töötan, ja see sõnum nõudis ka minult teatud toiminguid. Millisesse kausta tuleks see panna? Ja kui suur oli tõenäosus, et ma mäletan, kust seda kirja hiljem otsida?

John Smith

Nii otsustas John kõigist kaustadest lahti saada ja tema postis valitses täielik kaos. Süsteemi puudumine ei olnud parem kui liiga keeruline süsteem. Seejärel otsustas John oma lähenemisviisi postiga töötamisele uuesti läbi vaadata. Ta otsustas kirju sortida mitte teema, vaid toimingu tüübi järgi. Siin on, kuidas seda teha.

Ärge tehke liiga keeruliseks

Jätke postkasti ainult need kirjad, millele peate vastama. Kõige olulisemad, kui te ei saa neist kohe aru, märkige need lugemata.

Võib-olla tundub see teile ebaloogiline, sest kõige põletavamad asjad tuleks teha nii kiiresti kui võimalik. On ja mõnikord on tõesti vaja sellistele sõnumitele kohe vastata. Kuid märkides olulisi sõnumeid lugemata, ei kaota te neid kindlasti üldises massis. Lisaks ei pea te neid e-kirju teisaldama: need jäävad teie postkasti ja pälvivad tähelepanu, kuni jõuate nendeni.

Püüan jälgida, et postkasti ei koguneks korraga üle 60–70 kirja. See on täpselt nii palju tähti, millega saan hõlpsalt hakkama ühe istumisega.

John Smith

Looge enda jaoks tavaline postitamisgraafik

John eraldab igal hommikul tunni postkasti puhastamiseks. Nagu juba mainitud, jätab ta sageli kiireloomulised sõnumid “lugemata”. John sirvib kiiresti läbi uudiskirjad ja ettevõttesisesed suhtlused ning vastab nii paljudele mittekiireloomulistele sõnumitele, kui ta selle tunni jooksul hakkama saab.

Kui postitamise tund saab läbi, ei sulge John Smith postkasti, kuid pöörab sellele palju vähem tähelepanu. Uute sõnumite saabumisel skannib ta kiiresti nende sisu ja saatjate nimed, et neid tähtsuse järjekorda seada. Kui sõnumile saab vastata ilma teisi tegevusi pikemaks ajaks katkestamata, teeb John seda. Aga ta ei hakka uuesti postitama.

Tööpäeva lõpupoole eraldab John veel 30 minutit, et pühendada need ainult postiga töötamisele. Sel ajal tegeleb ta kirjadega, mis nõuavad talt mis tahes toimingut: nõusoleku andmist, üksikasjaliku vastuse kirjutamist või mis tahes otsuse tegemist. Just siis pöörab ta tähelepanu sõnumitele, mille ta lugematuks märkis.

Ma võiksin kulutada palju rohkem aega postiga töötamisele, kuid sellised ajapiirangud aitavad mul paremini keskenduda ja olla produktiivsem.

John Smith

Klassifitseerige meilid vastuse tüübi järgi

Mõne kirja jaoks lõi John siiski eraldi kaustad. Teatud kirju, mida ta loetuks ei märgi, levitab ta vaid kahes suunas. Kirjad, mis nõuavad kolleegilt tegevust või vastust (mitte tingimata kiireloomulised), paneb John kausta "To Do". See on mõeldud meilidele, mida saab käsitleda järgmisel päeval või hiljem nädala jooksul.

Veelgi vähem kiireloomulised kirjad liigutab John kausta "Loe". Lisaks kasutab see spetsiaalseid filtreid, mis paigutavad uudiskirja automaatselt sellesse kausta. Filtrite paigaldamiseks kulub vaid paar minutit, kuid see lihtne samm säästab hiljem palju aega ja vaeva.

Kui kasutate seda meetodit, saate kolm aktiivset kausta, mis erinevad kirjadele vastamise kiireloomulisusest: lugemata kirjadega sisendkaust, To do ja Read.

Arhiivige sõnumeid

Kõige muu jaoks kasutab John Smith sõnumite arhiveerimise funktsiooni. See aitab tal tühjendada postkasti ja pea mittevajalikest ülesannetest.

Niipea, kui loen sõnumi läbi ja võtan vajalikud toimingud, olgu selleks siis ettevõtte uudised või tellitud uudiskiri, arhiivin selle.

John Smith

Kui sõnum sisaldab olulist teavet, mida John soovib edaspidiseks kasutamiseks alles jätta, märgib ta arhiveeritud kirja tärniga, et see oleks kiiremini leitav.

Olge postituse kustutamise otsustamisel eriti ettevaatlik

John kasutab sõnumite kustutamise funktsiooni harva. See on õppetund, mille ta õppis tegelikust praktikast. Ühel päeval kustutas John kolleegilt sõnumi, mis sisaldas teavet, mida ta tol ajal oluliseks ei pidanud. Pärast selle töötaja ettevõttest lahkumist vajas John sellest kirjast teavet. Siis sai ta aru, et on hädas.

Peale seda hakkasin kustutama ainult neid kirju, millest mulle tulevikus kindlasti kasu pole. Ärge solvuge, kallid kolleegid, kes saadate mulle armsaid gifisid kassidega, aga sellised sõnumid satuvad "Prügikasti".

John Smith

Selle süsteemini jõudmiseks proovis John Smith palju erinevaid lähenemisviise, mis polnud tema jaoks piisavalt tõhusad. Ta katsetas meetodeid, mida teised inimesed kasutasid, kuid mõistis üsna pea, et peab proovima midagi muud. John jõudis järeldusele, et iga süsteem töötab ainult siis, kui see sobib hästi teie konkreetse töö tingimustega.

Proovige seda meetodit või leidke midagi oma. Võimalik, et leiate viisi, kuidas veeta postiga veelgi vähem aega.