OmniFocus 2: kogege GTD võimsust OS X-is

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 03:53

Minu pika iseorganiseerimise praktika jooksul on GTD-st saanud parim, kuigi mitte ideaalne süsteem, ja OmniFocus 2 on parim GTD for Maci jaoks korraldaja. Sellest me räägimegi.

GTD jõud seisneb kogumise, sortimise, vaatamise, kontrollimise ja otsuste tegemise süsteemis. GTD-rakendus peaks vähemalt toetama kõiki neid protsesse. Ideaalis peaksid kõik need protsessid tänu rakendusele olema lihtsad ja kiired. Heitkem pilk OmniFocus 2 väitele olla parim GTD rakendus.

Kogu ("Postkast")

OmniFocus 2 sisaldab kõike, mida vajate ülesannete kiireks lisamiseks postkasti. Saate kuvada ülesande loomise akna kohandatud kiirklahvide abil:

Nagu näete, saate aknasse sisestada kõik ülesande andmed (märkus, projekt, kontekst, algusaeg ja tähtaeg) või kiiresti sisestada nime ja saata ülesande prügikasti.

Saate luua sisendkausta ülesande, saates meili spetsiaalsele meiliaadressile. Teemarealt saab ülesande pealkiri ja sisu paigutatakse märkmetesse. Sisestasin iOS-i seadmetes rakendusse OmniFocuse meili ja loon ülesandeid kahe puudutusega.

Ja veel üks võimalus - kontekstimenüü "Teenused" kaudu:

Ja et sa ei peaks iga kord teksti valides kontekstimenüüd avama, mine alla üksusesse "Teenused" ja leidke sealt võimalus saata valik OmniFocusesse, seadistage kiirklahv. Seda tehakse klaviatuuri seadete vahekaardil „Klaviatuuri otseteed”.

Selle seadistuse korral saadab otsetee kasutamine iga valitud teksti OmniFocus 2 postkasti.

Sorteerimine ("projektid")

Sorteerimise võimaluste ja mugavuse huvides saate luua kaustu ja kolme tüüpi projekte: järjestikuste, paralleelsete ja eraldi juhtumitega. Järjestikuste ülesannete puhul on projektis alati aktiivne ainult üks ülesanne, mille järel muutub aktiivseks järgmine. Seega, kui valite filtri Saadaval, kuvatakse ainult järjestikuste projektide esimesed ülesanded.

Miks projekte vaja on, arvan, et pole vaja seletada ja kaustu saab kohandada vastutusvaldkondadega: tööalane tegevus, tervis, suhted, areng, vaimsus, rahandus jne.

Vaata ("Kontrolli")

Ülevaatus on perioodiline projektide ja ülesannete ülevaatamine, et hoida kätt pulsil ja mitte millestki ilma jääda. Määrame iga projekti jaoks vaatamissageduse ja selle sagedusega kuvatakse see vahekaardil Checkout.

See näeb välja selline: avame vahekaardi "Kontrolli" ja vaatame NNN-projekti ülesandeid. Üks ülesanne märgiti lipuga, teisele anti tähtaeg ja kolmanda algus lükati edasi. Pärast kõiki vajalikke manipuleerimisi märgime projekti kontrollituks ja unustame selle kuni järgmise löögini vahekaardil "Kontrolli".

See aitab mitte millestki olulisest ilma jääda ja säästab meid igapäevasest projektide ülevaatamisest, mida piisab kord nädalas või isegi kuus kontrollida.

Juhtimine ("prognoos")

Vahekaardil "Prognoos" on sarnane ülesanne, kuid toimingud ja kohtumised on kavandatud terveks päevaks või konkreetseks kellaajaks. See sünkroonib teie kalendriga ja kogub OmniFocuses ajastatud tähtaja ja kalendrisse ajastatud tähtaja ühte kohta.

See vahekaart aitab meil mitte vahele jätta kohtumisi ja sündmusi või ülesannetele määratud tähtaegu.

Otsuste tegemine ("kontekstid" ja "perspektiivid")

Kreeklastel oli aja kohta kaks sõna: chronos ja kairos. Chronos on aja mõiste, mis ütleb meile kuupäeva või aja, mis on jäänud enne sündmust või sellest möödunud. Kairos on õige aeg (Kairos on vanakreeka õnneliku hetke jumal).

Räägitakse, et Puškin kogus oma teoste valivate kriitikute nimed spetsiaalsesse vaasi ja kui sööbiva meeleolu kairos nõudis, võttis ta ühe juhuslikult välja ja kirjutas õnnetule kriitikule mürgise epigrammi.

GTD-süsteemis on kairose mõiste edasi antud sõnaga "kontekst":

Konteksti saab määrata vastavalt vaimsele ja füüsilisele seisundile (jõuline, peavalu, kurnatud …), vastavalt viibimiskohale (kontor, hüpermarket, kodu …), vastavalt inimestele, kellega on vaja suhelda. arutada küsimusi (ettevõtte nõukogu, Ivan Ivanovitš …), vastavalt olemasolevatele tööriistadele jne.

GTD-reeglid võimaldavad ülesandele määrata ainult ühe konteksti ja OmniFocus 2 järgib seda reeglit rangelt. Kuid see ei ole alati õigustatud ja tuleb luua kontekste nagu "Internet + Mac". Kuid rakendus võimaldab teil määrata kontekstide geograafilised koordinaadid, nii et meeldetuletused käivituvad, kui lähenete antud asukohale.

Ja veelgi kiiremaks otsustamiseks on võimalus luua perspektiive:

Nagu ekraanipildilt näete, on see ülesannete lihtne filtreerimine projekti (kausta), oleku (märgitud, lähitulevikus, tähtpäevaks …), saadavuse (esimene saadaval, vasakule, kõik, lõpetatud) järgi, nimes või ülesande märkustes oleva tekstifragmendi kestus, kontekst või sisu.

Perspektiivile kiireks juurdepääsuks saate määrata selle kiirklahviks või lisada selle lemmikute hulka, mis asetab selle vasakusse külgriba. Ekraanipiltide neli ülemist vahekaarti on minu loodud vaated.

Outlook sünkroonib iOS-i versioonidega mõlemas suunas, muutes järgmise ülesande osas otsuste tegemise palju lihtsamaks.

OmniFocus 2 puudused

Ükskõik kui kõvasti arendaja ka ei püüaks, on ebatäiusliku maailma ebatäiuslikel inimestel lihtsalt võimatu luua ideaalset rakendust ilma vigade ja puudusteta. OmniFocus 2 pole erand.

Esimene puudus (suhteline) on hind: OS X-i ja iOS-i põhiversioon maksab 40 dollarit; Minge üle Pro versioonile – OS X jaoks 40 dollarit ja iOS-i jaoks 20 dollarit (kui ostsite OmniFocuse eelmise versiooni, on Pro versioonile üleminek tasuta).

Teine puudus on sünkroniseerimine. See on aeglane ja annab tõrkeid, kui olete loonud või muutnud ülesande võrguühenduseta, ilma seadet varem serveri tegelike andmetega sünkroonimata.

Ja kolmandat puudust on mul raske sõnadega kirjeldada. Kolmeaastase "suhte" jooksul OmniFocus 1 ja 2-ga pole meil õnnestunud temaga headeks sõpradeks saada ja miks, pole selge. Tundub, et suurepärase GTD rakenduse jaoks on kõik vajalik olemas (leppisin sünkroniseerimise puudumisega), kuid pidevalt kogesin raskusi otsuste tegemisel ning projektide ja ülesannete tervikpildi nägemisel.

Võib-olla on probleem selles, et olin MLO-d kasutanud viis aastat varem ja polnud kunagi suutnud OmniFocusele uuesti kohaneda. Nii et installisin hiljuti CrossOveri ja lülitusin tagasi MyLifeOrganizedile. Aga see on juba teine lugu…

Niisiis. Kui arvate OS X-i korraldajaid ja kavatsete kasutada GTD-süsteemi kogu võimsust, siis ei leia te täna OmniFocus 2 paremat.